Le CRDS s’adresse aux médecins omnipraticiens et infirmières praticiennes pratiquant en 1re ligne (cabinet, GMF, UMF et soutien à domicile) qui souhaitent référer leurs usagers pour une 1re consultation pour un service spécialisé

Spécialités concernées :
Allergie et immunologie, cardiologie, chirurgie générale, chirurgie plastique, chirurgie vasculaire, dermatologie, endocrinologie, gastro-entérologie, gériatrie, gynécologie, hémato-oncologie, médecine interne, microbiologie, néphrologie, neurochirurgie, neurologie, oncologie, ORL, orthopédie, pédiatrie, physiatrie, pneumologie, psychiatrie, rhumatologie et urologie

Priorités et délais :
Urgent : diriger vers l’urgence
B : ≤ 10 jours
C : ≤ 28 jours
D : ≤ 3 mois
E : ≤ 12 mois

Les formulaires de consultation ont été développés conjointement par des représentants des médecins spécialistes et des représentants des médecins omnipraticiens. Tout commentaire relativement aux formulaires doit être communiqué à votre fédération médicale.

Le CRDS est ouvert du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h, les samedis de 8 h  à 13 h et les dimanches, de 8 h à midi, les congés fériés de 8 h à 16 h et fermé à Noël/Jour de l’an. Une équipe composée d’agentes administratives traitera les demandes de consultation en services spécialisés reçues au CRDS. Des infirmières cliniciennes seront en soutien à cette équipe pour répondre aux questions cliniques.

Bien que le CRDS travaille en étroite collaboration avec les centrales de RV, le CRDS prend en charge le processus de prise de RV pour une 1re consultation dans un service spécialisé pour les usagers référés par des omnipraticiens et infirmière praticienne spécialisée en clinique médicale, en GMF et en CLSC. En ce qui concerne la prise de RV pour les suivis (contrôles) des services spécialisés, celle-ci demeure sous la responsabilité des centres de RV des cliniques externes et des cabinets.

Offre de service du médecin spécialiste
Pour mener à bien sa mission, le CRDS doit connaître l’offre de service des médecins spécialistes du territoire. Il doit également connaître leurs lieux et champs de pratique, ainsi que les disponibilités offertes pour les usagers référés par le CRDS. Un formulaire d’inventaire de l’offre de service est distribué à tous les spécialistes impliqués. Pour toutes les raisons de consultation prévues au formulaire de sa spécialité, le médecin devra indiquer si la raison de consultation fait partie de son offre de service et le lieu où il peut recevoir ce type de requête (établissement/cabinet externe).

Disponibilité des horaires

La mise en place du CRDS est un projet majeur pour notre établissement et pour les équipes médicales, et ce, afin d’être en mesure d’améliorer l’accès à notre population et de démontrer l’atteinte des délais prescrits par l’entente MSSS-FMSQ. Le CRDS enjoint donc les médecins spécialistes à fournir leur horaire de clinique 2 mois en avance dans la mesure du possible. Même si nous sommes conscients que les centrales de RV ne sont pas toujours en mesure de donner les RV en avance. Le fait de connaître les disponibilités des semaines à venir permet par exemple de confirmer un RV le mois prochain à un client non disponible à court terme. Cette pratique évite de devoir recontacter l’usager. Également, nous faisons appel à votre collaboration pour limiter les modifications aux horaires déjà transmis. Chaque modification faite à un horaire requiert un travail d’une agente aux RV pour modifier le gabarit, remonter un horaire dans les systèmes, contacter des usagers pour annuler ou encore contacter des usagers pour remplir des plages ajoutées à la dernière minute. Certaines situations justifient de tels changements et permettent de faire face aux besoins des clients ou à des situations d’exception. Nous faisons toutefois appel à votre collaboration pour limiter les modifications d’horaires au strict nécessaire.

Les demandes pour une 1re consultation pour les spécialités visées passeront par le CRDS. Afin de permettre un accès aux services spécialisés, il est important que les médecins spécialistes offrent des disponibilités pour recevoir les usagers référés par les médecins omnipraticiens. La formulation des disponibilités dépendra du milieu de pratique. Plus spécifiquement :

• Pour les médecins spécialistes exerçant en clinique externe d’un établissement : vous devez communiquer régulièrement vos plages horaires de disponibilité à votre centrale de rendez-vous, en spécifiant quelles plages horaires vous dédiez au CRDS. La centrale de rendez-vous pourra ainsi mettre à jour les systèmes de rendez-vous auxquels auront accès les agentes administratives du CRDS. Ces dernières attribueront des rendez-vous aux usagers selon les disponibilités dédiées au CRDS.
• Pour les médecins spécialistes exerçant en cabinet : vous devez communiquer au CRDS votre capacité d’accueil, soit le nombre de demandes de consultation que nous pouvons vous attribuer par semaine. Les agentes administratives du CRDS pourront faire suivre les demandes à votre équipe administrative afin que cette dernière puisse communiquer avec l’usager et lui offrir un rendez-vous dans les délais prescrits.

Le cheminement d’une demande de service pour une 1re consultation en service spécialisé va comme suit :

Le médecin référent

• Remplit la demande de service standardisée.
• Achemine la demande au CRDS de l’Outaouais avec les renseignements nécessaires (tel que spécifié sur la demande).

Le CRDS

• Reçoit la demande / prérequis et valide leur conformité.
• Envoie un avis de non-conformité au référent s’il y a lieu.
• Dirige les demandes de catégorie « autre » avec la priorité B, C, D et les priorités changées au médecin répondant pour analyse.
• Communique avec l’usager pour son rdv.
• Communique les informations et les documents requis à l’établissement dispensateur du service spécialisé.
• Transmet les informations et les documents via la plateforme CRDS (Sharepoint) qui est partagée à chacun des dispensateurs de service

Le médecin spécialiste ou secteur clinique

• Prépare les documents en vue du rdv.
• Repère et imprime les documents via la plateforme du CRDS.
• Saisit la présence du patient à son rdv directement dans la plateforme CRDS.
• Informe le CRDS si le patient s’est bien présenté à son rdv.
• Transmet les résultats au médecin référent.

Le médecin référent

• Assure le suivi des résultats de la consultation

Les rendez-vous seront attribués en fonction de 3 critères :

• Le délai prescrit selon la condition clinique de l’usager
• Le lieu de résidence de l’usager
• La référence nominative, lorsque spécifiée

Dans l’éventualité où il serait impossible de trouver un rendez-vous qui respecte ces critères, le CRDS proposera d’autres possibilités au médecin omnipraticien afin d’assurer une prise de rendez-vous adaptée aux besoins de l’usager.

La demande de consultation doit être conforme à 3 niveaux :

• Conformité administrative : sera conforme toute demande de consultation complétée sur le formulaire harmonisé provincial et dont la section d’identification de l’usager et du médecin omnipraticien aura été correctement remplie.
• Conformité clinique : sera conforme toute demande de service dont la section Raison de consultation aura été correctement remplie et pour laquelle une priorité clinique est identifiée. Si aucune raison de consultation ne correspond à la condition clinique de l’usager, le médecin omnipraticien doit inscrire une raison de consultation dans la section Autre et ajouter une priorité clinique (B-C-D-E) dans la case destinée à cet effet. Pour toute demande de consultation, il est pertinent de compléter la case “ Impression diagnostique et renseignements cliniques obligatoires”
• Conformité des prérequis : sera conforme tout formulaire dont les prérequis nécessaires auront été fournis selon les processus établis. En cas de non-conformité, des démarches seront entreprises par le CRDS auprès du médecin omnipraticien afin de la rendre la demande conforme.

Oui. La case référence nominative qui se trouve sur tous les formulaires de demande de consultation a été prévue à cet effet. S’il est impossible de trouver un rendez-vous auprès de cette référence nominative dans le respect du délai clinique, le CRDS proposera d’autres possibilités au médecin omnipraticien afin d’assurer une prise de rendez-vous adaptée aux besoins de l’usager.

Le CRDS est responsable de trouver pour l’usager un RV ou un cabinet pouvant l’accueillir, en fonction des critères préétablis. Par la suite, le CRDS communique avec l’usager pour l’informer de l’heure, de la date et du lieu de son RV avec le médecin spécialiste en clinique externe, ou encore le cabinet communiquera avec l’usager pour lui donner un RV. Toute information pertinente en lien avec le RV est alors transmise à l’usager (ex : où aller pour faire la carte d’hôpital, emplacement du stationnement, qui appeler en cas de retard ou d’annulation, etc.). Le cabinet ou la clinique externe est responsable de confirmer le RV auprès de l’usager, selon sa pratique habituelle.

Si un usager ne se présente pas à son rendez-vous (tant en clinique externe qu’en cabinet), la requête doit être retournée au CRDS qui se chargera d’offrir un 2e rendez-vous à l’usager dans les délais prescrits. Si l’usager ne se présente pas à 2 reprises, le CRDS lui enverra un avis ainsi qu’à son médecin de famille pour l’informer que son patient ne s’est pas présenté à son rendez-vous.

Les médecins spécialistes seront invités à faire connaître leurs surspécialités et expertises, de même que les installations où ils pourront recevoir les usagers, et ce, afin de tenir compte de certaines particularités, comme l’accès à des plateaux techniques. Ceci vise à offrir à l’usager un accès aux services spécialisés répondant le mieux à ses besoins. Toutefois, une vigie sera mise en place afin de valider l’adéquation entre l’offre et la demande de services spécialisés. Ceci permettra d’identifier les conditions cliniques et les clientèles pour lesquelles il y a un enjeu d’accès. Au besoin, un suivi sera effectué auprès des différentes instances concernées (DSPPC, MSSS) afin d’apporter les solutions et les ajustements requis pour bien répondre aux besoins de la population.

 

Le CRDS sera en mesure de recueillir des données à toutes les étapes importantes du processus (ex. : date de réception de la demande de consultation, date où la demande est conforme aux exigences, moment où le rendez-vous est attribué, date de réalisation du rendez-vous avec le spécialiste, etc.). Ces données permettront de mesurer les différents temps entre les étapes du processus. L’ensemble de ces données sera livré au MSSS, qui pourra, conjointement avec la FMSQ, les traiter afin de mesurer les délais d’accès aux consultations spécialisées en lien avec les cibles définies à l’entente entre ces deux parties. Pour plus d’information sur comment seront utilisées les données du CRDS relativement à l’entente entre la FMSQ et le MSSS, veuillez-vous référer à une de ces 2 instances.

Pour les médecins spécialistes en établissement, les disponibilités qui n’auront pas été utilisées par le CRDS seront libérées afin de permettre leur utilisation pour d’autres types de rendez-vous via la centrale de rendez-vous.

Les modes de fonctionnement actuels en ce qui a trait aux systèmes de garde pour les cas urgents dans les hôpitaux ne seront pas affectés par le CRDS. Afin de s’assurer que les usagers présentant une condition clinique urgente soient pris en charge adéquatement et dans les meilleurs délais, veuillez consulter les alertes cliniques au verso des formulaires de demandes de consultation – certaines conditions cliniques doivent être dirigées vers l’urgence.

Non.
Le CRDS ne remplace pas les accueils cliniques. Les omnipraticiens doivent continuer à utiliser les accueils cliniques comme ils l’ont fait jusqu’à présent. 

Deux types de rétroaction :

• Rétroaction à l’usager : le CRDS communiquera avec l’usager pour l’informer de la date, de l’heure et du lieu de son rendez-vous ainsi que le nom du médecin spécialiste. Les informations pertinentes en lien avec le rendez-vous sont alors transmises à l’usager (par exemple : où aller pour faire la carte d’hôpital, emplacement du stationnement, qui appeler en cas de retard ou d’annulation, etc.).
• Rétroaction au médecin spécialiste : à la suite de la prise du rendez-vous, le CRDS fait parvenir le formulaire de la demande de consultation dûment rempli par le médecin référent au médecin spécialiste. Conséquemment, l’usager n’aura pas le formulaire en sa possession lorsqu’il se présentera à son rendez-vous.

Composition du comité de vigie pour l’Outaouais
DSPPC ou son représentant : Dre Jane Matthew
Responsable de l’imagerie médicale : Jonathan Dubois
Responsable 1re ligne (DRMG ou son représentant) : Dr Marcel Guilbaut
Responsable du CRDS : François Viau
Médecin coordonnateur en spécialité : Dre Marie Toscano

Médecins coordonnateurs en 1re ligne :

• RLS Gatineau : Dr Philippe Cimon
• RLS Pontiac : Dre Lucie Mutchmore
• RLS Vallée-de-la-Gatineau : Dr Guillaume Charbonneau
• RLS Collines : Dr Valérie Joannisse
• RLS Papineau : Dr Franckly Chevrin

Le médecin répondant est mandaté pour :

• Travailler en étroite collaboration avec le coordonnateur médical local pour toute situation relative aux problématiques de 1re ligne et du CRDS. Le médecin coordonnateur local, en lien avec le CiSSS, collabore à l’organisation et à la coordination des services médicaux de première ligne du territoire en cause. Le coordonnateur médical local est nommé par le DRMG.
• Soutenir les médecins de famille dans l’évaluation des problématiques cliniques avant la transmission de la demande de service.
• Émettre un avis en cas de non-pertinence d’une demande de service au médecin référent et faire état de ces avis au comité de vigie.
• À la demande du CRDS, réviser les demandes de service de la catégorie « Autre » avec priorité clinique B, C ou D de même que les autres dont les priorités cliniques ont été modifiées.
• Interpeller au besoin le médecin de famille et inscrit les informations cliniques complémentaires sur la demande de service et faire parvenir au CRDS.
• Participer à l’identification des problématiques (offre et demande) les plus fréquentes pour lesquelles les médecins de famille demandent une consultation dans sa spécialité.
• Diriger les propositions d’amélioration des demandes de service au coordonnateur des médecins répondants en spécialité de sa région.