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Questions-réponses omnipraticiens

La mission du CRDS est de faciliter l’accès aux services spécialisés pour les populations de notre région. Il s’agit d’une porte d’entrée unique pour référer les usagers ayant besoin d’une 1re consultation auprès d’un médecin spécialiste, tant en clinique externe qu’en cabinet. Il facilite le travail des médecins omnipraticiens de 1re ligne en leur simplifiant l’accès aux services spécialisés pour l’évaluation de leurs usagers et donne aux médecins spécialistes l’assurance que la demande reçue est orientée et priorisée adéquatement. De plus, le CRDS évite à l’usager d’avoir à faire lui-même des démarches pour obtenir une première consultation pour un service spécialisé.

Le CRDS s’adresse aux médecins omnipraticiens infirmières praticiennes spécialisées pratiquant en 1re ligne (cabinet, GMF, UMF et soutien à domicile) qui souhaitent référer leurs usagers pour une 1re consultation pour un service spécialisé. Les médecins omnipraticiens visés par le CRDS sont ceux pratiquant en Outaouais.

Spécialités concernées :
Allergie et immunologie, cardiologie, chirurgie générale, chirurgie plastique, chirurgie vasculaire, dermatologie, endocrinologie, gastro-entérologie, gériatrie, gynécologie, hémato-oncologie, médecine interne, microbiologie, néphrologie, neurochirurgie, neurologie, oncologie, ORL, orthopédie, pédiatrie, physiatrie, pneumologie, psychiatrie, rhumatologie et urologie 

Le CRDS est ouvert du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h, les samedis de 8 h  à 13 h et les dimanches, de 8 h à midi, les congés fériés de 8 h à 16 h et fermé à Noël/Jour de l’an. Une équipe composée d’agentes administratives traitera les demandes de consultation en services spécialisés reçues au CRDS. Des infirmières cliniciennes seront en soutien à cette équipe pour répondre aux questions cliniques.

Le CRDS vise à répondre aux demandes de consultation qui résultent d’un nouvel épisode de soins pour l’usager. Si l’usager a déjà été vu par un spécialiste, le médecin omnipraticien ne doit pas faire une demande au CRDS mais doit plutôt diriger l’usager directement vers ce spécialiste afin qu’il soit vu en suivi.

Le cheminement d’une demande de service pour une 1re consultation en service spécialisé va comme suit :

Le médecin référent

  • Remplit la demande de service standardisée.
  • Achemine la demande au CRDS de l’Outaouais avec les renseignements nécessaires (tel que spécifié sur la demande).

Le CRDS

  • Reçoit la demande / prérequis et valide leur conformité.
  • Envoie un avis de non-conformité au référent s’il y a lieu.
  • Émet un accusé de réception au médecin/infirmière praticienne spécialisée référent.
  • Dirige les demandes de catégorie « autre » avec la priorité B, C, D et les priorités changées au médecin répondant pour analyse.
  • Communique avec l’usager pour son rdv.
  • Communique les informations et les documents requis à l’établissement dispensateur du service spécialisé.
  • Transmet les informations et les documents via la plateforme CRDS (Sharepoint) qui est partagée à chacun des dispensateurs de service

Le médecin spécialiste ou secteur clinique

  • Prépare les documents en vue du rdv.
  • Repère et imprime les documents via la plateforme du CRDS.
  • Saisit la présence du patient à son rdv directement dans la plateforme CRDS.
  • Informe le CRDS si le patient s’est bien présenté à son rdv.
  • Transmet les résultats au médecin référent.

Le médecin référent

  • Assure le suivi des résultats de la consultation

Divers prérequis ont été inclus aux formulaires de demande de consultation. La réalisation de ces prérequis permet, dans un premier temps, aux médecins omnipraticiens de préciser le diagnostic et de confirmer la pertinence d’une référence vers un médecin spécialiste. Dans un deuxième temps, les résultats de ces prérequis permettent aux médecins spécialistes de confirmer le diagnostic et de convenir du traitement approprié.

Le médecin omnipraticien doit joindre tout rapport exigé avec sa demande de consultation. Toutefois, le médecin omnipraticien demeure responsable de l’évaluation clinique de l’usager. Ainsi, il devra prendre connaissance du résultat des examens diagnostiques demandés et informer le CRDS s’il souhaite maintenir ou annuler la demande de consultation pour son usager.

Les formulaires sont disponibles dans les dossiers médicaux électroniques (DMÉ) ainsi que sur ce site Web grâce à des hyperliens. Notez qu’aucune copie papier des formulaires ne sera distribuée aux médecins.

Le médecin omnipraticien et infirmière praticienne (IPS) transmettront leur demande dument remplie par DME de façon électronique ou par télécopieur au 819-966-6086.

Les rendez-vous seront attribués en fonction de 3 critères :

  • Le délai prescrit selon la condition clinique de l’usager
  • Le lieu de résidence de l’usager
  • La référence nominative, lorsque spécifiée

Dans l’éventualité où il serait impossible de trouver un rendez-vous qui respecte ces critères, le CRDS proposera d’autres possibilités au médecin omnipraticien afin d’assurer une prise de rendez-vous adaptée aux besoins de l’usager.

Oui. La case référence nominative qui se trouve sur tous les formulaires de demande de consultation a été prévue à cet effet. S’il est impossible de trouver un rendez-vous auprès de cette référence nominative dans le respect du délai clinique, le CRDS proposera d’autres possibilités au médecin omnipraticien afin d’assurer une prise de rendez-vous adaptée aux besoins de l’usager.

Priorités et délais :
Urgent : diriger vers l’urgence
B : ≤ 10 jours
C : ≤ 28 jours
D : ≤ 3 mois
E : ≤ 12 mois

Les formulaires de consultation ont été développés conjointement par des représentants des médecins spécialistes et des représentants des médecins omnipraticiens. Tout commentaire relativement aux formulaires doit être communiqué à votre fédération médicale.

La demande de consultation doit être conforme à 3 niveaux :

  • Conformité administrative : sera conforme toute demande de consultation complétée sur le formulaire harmonisé provincial et dont la section d’identification de l’usager et du médecin omnipraticien aura été correctement remplie.
  • Conformité clinique : sera conforme toute demande de service dont la section Raison de consultation aura été correctement remplie et pour laquelle une priorité clinique est identifiée. Si aucune raison de consultation ne correspond à la condition clinique de l’usager, le médecin omnipraticien doit inscrire une raison de consultation dans la section Autre et ajouter une priorité clinique (B-C-D-E) dans la case destinée à cet effet. Pour toute demande de consultation, il est pertinent de compléter la case « Impression diagnostique et renseignements cliniques obligatoires ».
  • Conformité des prérequis : sera conforme tout formulaire dont les prérequis nécessaires auront été fournis selon les processus établis.

En cas de non-conformité, des démarches seront entreprises par le CRDS auprès du médecin omnipraticien/infirmière praticienne spécialisée afin de la rendre la demande conforme.

Pour faciliter le traitement des demandes, veuillez utiliser la case « Autre » seulement lorsque la raison de consultation ne figure pas parmi les conditions cliniques déjà au formulaire.Si l’utilisation de la case « Autre » est requise, nous vous demandons d’être très précis dans les détails fournis afin de réduire les délais d’analyse de la demande.

Pour les spécialités n’ayant pas encore faites l’objet d’un formulaire provincial harmonisé de demande de consultation, vous devez orienter vos demandes de consultation aux centrales de rendez-vous des installations ou encore vers des cliniques, selon votre pratique actuelle.
Pour les suivis, veuillez acheminer vos demandes directement au médecin spécialiste ayant déjà pris en charge l’usager. Pour les examens endoscopiques, veuillez diriger la demande de consultation au guichet d’endoscopie avec les formulaires associés.

Non.
Les médecins omnipraticiens doivent transiger uniquement par le CRDS pour assurer la prise de rendez-vous dans l’une des spécialités visées.L’usager n’a aucune démarche à effectuer. Le CRDS communiquera directement avec l’usager pour l’informer de l’heure, de la date et du lieu de son rendez-vous avec le médecin spécialiste en clinique externe. Dans le cas des cabinets, l’usager sera contacté par ces derniers pour lui donner un rendez-vous. Toute information pertinente en lien avec le rendez-vous est alors transmise à l’usager (ex : où aller pour faire la carte d’hôpital, emplacement du stationnement, qui appeler en cas de retard ou d’annulation, etc.).Afin de rassurer les usagers et d’éviter des appels de la clientèle au CRDS , il est essentiel que les médecins référents informent l’usager du délai estimé pour un premier rendez-vous selon sa condition clinique ainsi que des examens qu’il devra passer avant de rencontrer le médecin spécialiste.

Oui, le référent recevra un accusé de réception. Les médecins omnipraticiens peuvent communiquer en tout temps avec le CRDS concernant une demande de consultation soumise. De plus, noter que le CRDS communiquera avec le médecin référent dans les cas où un enjeu d’accès est présent pour un de ces usagers.

Oui.

En tant que médecin omnipraticien, tout comme dans votre pratique actuelle, vous aurez toujours la possibilité de communiquer directement avec le médecin spécialiste qui traite votre usager afin de discuter avec lui de sa condition clinique.Par ailleurs, une fois que votre usager aura rencontré le spécialiste, les résultats de la consultation vous seront acheminés par ce dernier.

Dans le cas où la condition clinique d’un usager s’est détériorée et que le médecin omnipraticien souhaite apporter une modification de priorité à une demande qu’il nous a déjà acheminée, le médecin omnipraticien doit nous acheminer une nouvelle demande de consultation pour son usager avec l’information mise à jour. Le CRDS remplacera l’ancienne demande par la nouvelle.

Une justification doit accompagner tout changement de priorité clinique. Les demandes de consultation qui auront une priorité différente de celle qui était prévue au départ dans le formulaire de consultation seront revues par le CRDS afin d’évaluer le cas. S’il y a lieu, le CRDS communiquera avec le médecin omnipraticien. Au besoin, l’infirmière consultera un médecin spécialiste répondant afin de juger de la pertinence de la modification de la priorité. Un comité de vigie effectuera également un suivi au niveau des demandes de consultation et fera les liens requis au besoin.

Les médecins omnipraticiens doivent indiquer si l’usager a un médecin de famille ou non sur le formulaire. Les patients sans médecin de famille seront invités à s’enregistrer au guichet d’accès à un médecin de famille (GAMF) pour ensuite avoir accès aux services du 811 option 3, guichet d’accès à la première ligne (GAP).

Les systèmes d’information du CRDS compileront différents indicateurs. Ces derniers seront communiqués aux publics cibles sur une base régulière. Les modalités de diffusion restent à définir. Les médecins seront informés de ces modalités dès qu’elles seront confirmées.

Les modes de fonctionnement actuels en ce qui a trait aux systèmes de garde pour les cas urgents dans les hôpitaux ne seront pas affectés par le CRDS. Afin de s’assurer que les usagers présentant une condition clinique urgente soient pris en charge adéquatement et dans les meilleurs délais, veuillez consulter les alertes cliniques au verso des formulaires de demandes de consultation – certaines conditions cliniques doivent être dirigées vers l’urgence.

Non.
Le CRDS ne remplace pas les accueils cliniques. Les omnipraticiens doivent continuer à utiliser les accueils cliniques comme ils l’ont fait jusqu’à présent.
 

Le coordonnateur des médecins répondants est désigné par ses pairs (médecins répondants en spécialité) et est mandaté pour :

  • Collaborer avec le CRDS pour favoriser l’accès aux consultations dans chacune des spécialités concernées.
  • Participer activement au comité de vigie du CRDS dans le cas des cabinets.
  • Discuter des enjeux identifiés, émet des recommandations et les soumets au comité de vigie du CRDS.
  • Contribuer à la bonne progression de l’APSS et du CRDS.
  • Participer au suivi et à l’évaluation des résultats.
  • Collaborer au développement d’indicateurs de gestion du CRDS.

Le médecin répondant est mandaté pour :

  • Travailler en étroite collaboration avec le coordonnateur médical local pour toute situation relative aux problématiques de 1re ligne et du CRDS. Le médecin coordonnateur local, en lien avec le CiSSS, collabore à l’organisation et à la coordination des services médicaux de première ligne du territoire en cause. Le coordonnateur médical local est nommé par le DRMG.
  • Soutenir les médecins de famille dans l’évaluation des problématiques cliniques avant la transmission de la demande de service.
  • Émettre un avis en cas de non-pertinence d’une demande de service au médecin référent et faire état de ces avis au comité de vigie.
  • À la demande du CRDS, réviser les demandes de service de la catégorie « Autre » avec priorité clinique A, B ou C, de même que les autres dont les priorités cliniques ont été modifiées.
  • Interpeller au besoin le médecin de famille et inscrit les informations cliniques complémentaires sur la demande de service et faire parvenir au CRDS.
  • Participer à l’identification des problématiques (offre et demande) les plus fréquentes pour lesquelles les médecins de famille demandent une consultation dans sa spécialité.
  • Diriger les propositions d’amélioration des demandes de service au coordonnateur des médecins répondants en spécialité de sa région.